皇翔歡喜城財務管理監督辦法
皇翔歡喜城財務管理監督辦法
沿革：
l 中華民國106年7月23日第三屆區分所有權人會議通過監督辦法。
l 中華民國111年6月11日第七屆區分所有權人重開會議修訂第3條第4項、修訂第7條。
第一章 總則
第一條 目的：
為維護及確保皇翔歡喜城社區（以下簡稱本社區）全體區分所有權人及住戶之權益、建立財務管理系統之正確執行與控管，管理委員會（以下簡稱管委會）依據規約第 21 條第 5 項規定制定本辦法。
本辦法未規定者，適用本社區住戶規約或其他相關管理辦法及法令之規定。
第二章 各項收入、支出類、零用金管理作業
依據「管理費收付管理辦法」
第二條
收入類：
本社區各項收入或代收款，包含管理費、管理清潔費收入及雜項收入等。各項收入皆須由經辦人填寫單據、收入科目，並簽名；再由繳款人確認簽名後收執聯交予繳款人留存，帳務聯由經辦人作為會計作帳之憑證，並歸檔備查。
一、現金收入使用之單據如下：
收據（免用統一發票）。
二、各項現金收入或代收款，經辦人在收款後兩個工作天內須存入本社區所開立之帳戶內，各類單據（收據）均須編流水號，並依序號存檔管控。
第三條 支出類
依據「各項費用支付核決權限」
一、各類支出均需取得合法憑證，並開立支出請款單，採購作業之付款並需檢附「驗收單」。所有支出，除「固定公共支出、零用金」兩項外，其餘支出項目一律應以轉帳或匯款或支票方式支付。
二、請款用印時，必須檢附之單據含：行庫提款單必須加蓋「限劃撥或匯款」章、劃撥單、匯款單，填寫受款人之帳號後，權責委員方能簽核用印。各項請款簽核，權責委員請於接獲通知後七日內完成簽核作業。
三、支出費用主要分為兩大類，固定公共支出及非固定公共支出，分述如下：
(一)、 固定公共支出：
水、電、電話費等公共費用，此類固定費用屬經常性支出，由銀行轉帳代繳，經服務中心承辦人員繕具支出請款單，並填載會計科目，呈權責委員先行初審，並經財務委員、監察委員、及主任委員核定後支付。以為入帳及帳務憑證。
(二)、 非固定公共支出：
1. 一般費用支出 非固定公共支出之一般費用，須經申請核准後方得進行採購，申請時須填寫請購單，並依據本辦法第4條規定，由權責委員簽核。
2. 零用金管理：
(1) 為作業需要，管委會每月 25 日補差額至 30,000 元止。當月份財報呈委員會辦理核銷、撥補。
(2) 應設置「零用金」專簿，詳實登載收支情形，
(3) 零用金之動支與報核，由財務委員及監察委員審查與管制。
四、權責委員之歸類：依皇翔歡喜城住戶規約、皇翔歡喜城社區管委會組織章程與管理委員會決議歸類之權責辦理。
第四條 「各項費用支付核決權限」說明如下：每筆金額（新台幣）
一、採購金額在新台幣叁仟元（不含）以下：於管理服務中心或管理公司，支付雜項事務費用，每筆支付金額 3,000 元以內，授權管理服務中心經理核決；超過 3,000 元以上，則須先報備財務委員同意後方可支付。 此零用金由財務祕書妥善保管，已支付之零用金憑證，須留存用以作為補足零用金與帳務歸檔憑證。管委會委員得不定期查核與盤點。
二、採購金額新台幣叁仟元以上壹萬元（不含）以下：由服務中心會簽權責委員及財務委員簽核後，方可動支。
三、採購金額新台幣壹萬元以上叁萬元（不含）以下： 需簽具採購簽呈先經權責委員、財務委員、監察委員、主任委員簽核後方可動支。
四、採購金額新台幣參萬元以上~拾萬元（含）以下： 取得三家(含)以上估價單、相關資料及議價或比價（含）程序提報管理委員會議研議後辦理。 主任委員經本規約委員總數二分之一以上同意通過後作最終之核決，由權責委員或指定之委員負責採購作業。
五、採購金額超過壹拾萬元，應採公開招標方式辦理：
由服務中心備妥招標公告及相關資料，經公告一週後，於投標截止日起七個工作天內召開管委會開標決定辦理之。決標後並提報區分所有權人會議通過。
六、特殊緊急案件(特殊狀況、重大災害等)：
依規約辦理。
七、為確保本社區生活品質及管理效能，本項管理費之動支核定，有關議價、比價及公開招標，採行「最有利標」為原則。必要時管委會得以住戶最大利益為前提，兼顧使用品質及效能，綜合評估考量後議定之。 前揭議價比價、投標廠商不足或該項產品技術規格、品質具獨占、稀有、專業、特殊…等性質者，得敘明理由，經管委會變更核定程序。
八、各項費用之支付，除零用金外，採行支票或匯款方式，管理中心並應設置專簿登錄管理。
第五條
一、供應商分為：
(一)、 年度供應商： 由委員提案，經本規約委員總數二分之一以上表決同意，經主委核決後，與廠商依約定方式進行採購，約定期限應以三年為限。但經區分所有權人會議同意者不在此限。
(二)、 一般廠商： 年度供應商以外之供應商。
二、採購方式：
貳萬元以下直接向年度供應商採購。
三、驗收作業：
(一)、 叁仟元（含）以內：由管理公司經理負責驗收。
(二)、 超過叁仟元以上壹萬元（含）以下：由權責委員或專案小組召集人驗收。
(三)、 超過壹萬元以上拾萬元(含)以下：須經主委或監察委員協同權責委員或專案小組召集人驗收。
(四)、 付款作業： 依據本社區「各項費用支付核決權限」及採購付款條件支付，各類單據(收據)均須編流水號，並依序號存檔管控。
第四章 會計帳務作業
第六條 帳務表單編製各類收支項目均須依據憑證，列明會計科目、交易摘要及金額，並經權責委員簽核後各項憑證應依序號存檔、備查。
第七條 每月財務報表公告：
每月初彙整上月各收入、支出項目之明細，經財委、監委及、副主委、主委簽查。 每月之財務報表，包括公共基金之現金收支表及管理維護費之現金收支表及財產目錄、費用及應收未收款明細，逾期未繳戶，經權責委員簽核、管委會會議報告後，均須於每月 25 日前公告，公告期間至少一週。
第八條 年度預算之編列：
第三屆管委會就任後，由主任委員及財務委員主導，會同各權責委員召集人，編列年度預算(任期一年)，並由管委會決議通過後，始可動用。
第九條 帳務稽核作業：
一、管委會委員應隨時查核帳務，惟應以不影響經辦人員之日常作業為原則。
二、本社區住戶對財務報表有任何疑問或建議，均可隨時向管委會提出申請查閱。
第五章 實施與修訂
本辦法經區分所有權人會議通過後公佈施行。修正時除經區分所有權人會議同意外，亦同。